Il progetto prevede la realizzazione di nuovi servizi per il cittadino e per le imprese che, sfruttando quanto già realizzato con risorse proprie da Roma Capitale, consentano di digitalizzare ulteriori procedimenti appartenenti all’area delle concessioni e autorizzazioni, in particolare:
- concessioni OSP,
- autorizzazioni esposizione pubblicitaria con insegne,
- concessioni mercatali di spazi ed aree in sede propria ed impropria,
attraverso la cooperazione applicativa con altri sistemi e basi dati esistenti (Suap, calcolo canoni, sistema sanzionatorio, servizi di pagamento, ecc.)
L’Amministrazione capitolina si è dotata nel tempo di numerosi strumenti tecnologici per la digitalizzazione delle pratiche afferenti l’area delle Attività Produttive e quella delle Entrate.
In particolare la piattaforma GET (Gestione Economica del Territorio) con gli sportelli telematici SUAP (Sportello Unico Attività Produttive) e SUAR (Sportello Unico Attività Ricettive) consente di coprire l’intero ciclo di vita della pratica dall’inserimento dell’istanza da parte dell’interessato, alla sua lavorazione da parte degli Uffici in modo di rispondere con efficienza all’esigenza espressa.
La piattaforma GET è in stretta sinergia con i processi informatizzati dell’Area delle Entrate che consentono con le opportune cooperazioni applicative di gestire gli aspetti economici legati ai singoli procedimenti garantendo la certezza del dovuto e del riscosso e consentendo il pagamento on line o tramite canali diversificati; alcuni di questi sistemi come Thebit, attuale sistema per il calcolo e la gestione dei canoni, dovranno essere sostituiti o reingegnerizzati al fine di rispondere alle nuove esigenze.
Il progetto finanziato dal PON Metro è finalizzato a realizzare nuovi servizi presenti sul portale istituzionale (nel contesto del SUAP/SUAR) per la presentazione di richieste online di concessione/autorizzazione, con lo scopo altresì di dematerializzare il processo istruttorio del cittadino e dell'impresa, nonché l’archiviazione informatica nonché, a tendere, la conservazione sostitutiva della documentazione.
Il progetto consentirà al cittadino di presentare le istanze online e monitorare lo stato di avanzamento della istruttoria fino al rilascio del titolo, nonché la verifica degli spazi disponibili e la simulazione di calcoli degli oneri (canoni, spese, ecc.) connessi al rilascio titolo.
Tramite le realizzazioni ed implementazioni indicate, i diversi attori (uffici preposti al rilascio dei titoli, uffici preposti al recupero somme evase o sanzioni intimate, strutture e soggetti preposti ai sopralluoghi) possono avere piena disponibilità delle informazioni, senza accesso a sistemi diversi, con aggiornamento tempestivo, senza duplicazione di dati e processi.
Nello stesso tempo i cittadini ed imprese possono - in unica modalità e tramite accesso al portale - simulare calcoli, presentare richiesta di concessioni/autorizzazione, verificarne l'iter, pagare online il dovuto o, tramite IUV, pagare con qualunque canale o intermediario, senza pregiudicare l'automatica riconciliazione con il debito.
Infine la onerosa attività di verifica sul territorio trova finalmente strumenti efficienti di conoscenza preventiva e di lavorazione on-site, che aumenta l’efficacia iniziale dell'azione, rendendo anche più stringente - tramite il drastico taglio dei tempi di lavorazione - il contrasto alla illegalità e più credibile la possibilità di recupero delle somme da riscuotere.
Obiettivi
Gli obiettivi del progetto in termini di ottimizzazione/efficientamento dei processi interni all’Amministrazione e di miglioramento dei servizi erogati sono:
- semplificazione, trasparenza, standardizzazione e digitalizzazione delle procedure per il rilascio e la gestione di concessioni/autorizzazioni da parte di Municipi e strutture centrali preposte.
- accessibilità dei cittadini per la presentazione delle richieste, con la possibilità di: verifica disponibilità spazi concedibili, simulazione del canone e degli oneri connessi, conoscenza dello stato dell'iter istruttorio, attraverso servizi innovativi resi disponibili su piattaforme informatiche aperte, integrate ed interoperabili;
-efficientamento dei processi informatici, tramite servizi di cooperazione applicativa tra sistemi e strutture informative che collaborano al processo di istruttoria della richiesta e al calcolo del dovuto nonché alla sua riscossione, con una significativa riduzione dei costi organizzativi per Roma Capitale e l’eliminazione di errori e duplicazione di informazioni.
- dematerializzazione del materiale cartaceo prodotto dal processo di ispezione e riduzione dei tempi tra il momento del sopralluogo, la notifica del verbale e quello della sua acquisizione a sistema, allo scopo di contrastare l’illegalità e le violazioni in tema di abusivismo del commercio su suolo pubblico e della pubblicità tramite insegne.
-digitalizzazione dell’attività di verifica (tra l'esistente e l'autorizzato) ed ispezione sul territorio, con la compilazione in tempo reale e notifica diretta del verbale con contestuale trasmissione dello stesso verso il sistema sanzionatorio.
La digitalizzazione del contenuto informativo e lo sviluppo di servizi necessari all’accesso dello stesso da parte dei cittadini/utenti si propone di risolvere le criticità attuali, che possono essere schematizzate come segue:
- lunghi tempi di attesa dovuti ai tempi di procedimento istruttorio per il rilascio di concessioni/autorizzazioni;
- inadeguata “lavorazione” delle istanze, compresa l’eventuale richiesta e ricezione di pareri vincolanti da parte di altre strutture comunali ed Enti, in assenza di supporto di un sistema informatico che provveda anche al consolidamento delle informazioni;
- necessità di superamento dell’attuale sistema informativo per la gestione dei canoni OSP e Insegne (Thebit) non più idoneo alle nuove esigenze gestionali e non conforme agli attuali standard ICT, di cui alle linee di sviluppo fissate dal Piano di Evoluzione dell’ICT di Roma Capitale, essendo sviluppato su piattaforma proprietaria e con architettura client-server.
- sviluppo di uno strumento informatico per l’interrogazione di concessioni Osp e autorizzazioni insegne, ad oggi possibile solo in modo puntuale sul sistema informativo Thebit, a supporto della gestione del canone annuale (Cosap per Osp, Cip per insegne), nelle diverse fasi amministrative di bollettazione ordinaria, emissione atti recupero morosità, riscossione coattiva tramite ruoli.

Servizi da sviluppare o migliorare con il progetto

1. Servizi Online soggetti identificati
a. Descrizione: Sviluppo in GET di nuovi moduli per Osp, Insegne, mercati, utilizzando la sua architettura, basata su logiche di workflow, per presentazione delle richieste, tramite accesso identificato al portale di Roma Capitale, con monitoraggio dell'iter e dialogo cooperativo con gli uffici comunali preposti e con possibilità di effettuazione pagamenti online
b. Grado interattività: Massimo con cittadini ed imprese
c. Canali erogazione: Servizio online esposto su Portale istituzionale verso soggetti identificati; servizi di cooperazione applicativa con altri sistemi ed applicazioni comunali
d. Target utenza: cittadini, imprese, uffici comunali gestionali, strutture preposte al controllo sul territorio
e. Processi codesign: sinergie di sviluppo tra Area Attività Produttive ed Area Entrate

2. Servizi Online per soggetti non identificati
a. Descrizione: Sviluppo di funzioni online a disposizione di cittadini ed imprese senza identificazione per verifica disponibilità luoghi e simulazione canoni e altri oneri (risponde a domande del tipo: posso avere una concessione Osp e se si quanto pago per 20 mq di suolo pubblico che voglio occupare con tavolini in via Po fronte civico 3?). Questa funzione deve essere accessibile anche da device mobili, con impostazione grafica opportuna, operante anche per indagini territoriali, tramite georeferenziazione di concessioni/autorizzazioni esistenti e luoghi di interesse.
b. Grado interattività: Massimo con cittadini ed imprese
c. Canali erogazione: Servizio online esposto su Portale istituzionale e apposite app dedicate con accesso senza credenziali; servizi di cooperazione applicativa con altri sistemi ed applicazioni comunali
d. Target utenza: cittadini, imprese, uffici comunali gestionali, strutture preposte al controllo sul territorio
e. Processi codesign: sviluppo applicativo condiviso tra Area Attività Produttive ed Area Entrate

3. Sistemi informativi ed applicazioni – Nuove funzionalità su piattaforma Attività Produttive
a. Descrizione: sviluppo nuova applicazione per gestione rilascio titoli concessori ed autorizzativi, compreso volture, subentri, che consolida titoli in cooperazione con SUAP/SUAR, e dialoga con altri sistemi e archivi informatici dell'Amministrazione e di realtà esterne (Camera Commercio, AdE, ecc). Ogni concessione/autorizzazione rilasciata deve localizzare gli oggetti del titolo tramite dialogo con i servizi esposti dai Sistemi territoriali, per acquisizione delle coordinate geografiche, necessarie alla diffusione delle informazioni tramite analisi cartografiche
b. Grado interattività: Massimo tra sistemi ed applicazioni comunali
c. Canali erogazione: Servizi di cooperazione applicativa con altri sistemi ed applicazioni comunali
d. Target utenza: uffici comunali gestionali, strutture preposte al controllo sul territorio
e. Processi codesign: sviluppo applicativo condiviso tra Area Attività Produttive ed Area Entrate

4. Sistemi informativi ed applicazioni – Nuove funzionalità su piattaforma Entrate
a. Descrizione: sviluppo nuova applicazione per il calcolo e gestione dei canoni delle diverse tipologie di concessioni/autorizzazioni, organizzata con una struttura dati condivisa con la piattaforma GET e con eventuali ulteriori Sistemi di Area e tramite "schede processo" dove sono concentrate e gestite regole e tariffe per ogni tipologia, richiamabili dai servizi online ed utilizzate per i processi gestionali del calcolo del credito, di verifica della morosità, del calcolo di sanzioni ed indennità, e per la formazione e gestione dei relativi successivi passi operativi (avvisi, ingiunzioni, riscossione coattiva). Opera in cooperazione applicativa con GET, consolidando per ogni titolo solamente le informazioni necessarie al calcolo e gestione dei canoni. Questa applicazione va a sostituire quella attuale (Thebit attuale sistema per il calcolo e la gestione dei canoni), obsoleta nella architettura, vincolata da piattaforma di sviluppo proprietaria, basata su logiche di sviluppo client server, non coerente con gli standard ICT attuali e futuri di Roma Capitale.
b. Grado interattività: Massimo tra sistemi ed applicazioni
c. Canali erogazione: Servizi di cooperazione applicativa con altri sistemi ed applicazioni comunali
d. Target utenza: uffici comunali gestionali, strutture preposte al controllo sul territorio
e. Processi codesign: sviluppo applicativo condiviso tra Area Attività Produttive ed Area Entrate

5. Sistemi informativi ed applicazioni – Revisione Sistema Sanzionatorio
a. Descrizione: revisione e riorganizzazione dell'attuale modulo del sistema sanzionatorio dell’Area Entrate che si occupa di acquisire e gestire i verbali di accertamento di violazioni (VAV) di regolamenti e leggi speciali, per migrazione su piattaforma standard di sviluppo, e realizzazione di servizi di cooperazione applicativa con Servizi di GET, delle altre strutture informative dell’Area Entrate per la acquisizione automatica, consolidamento e gestione dei verbali di constatazione e dei verbali abusivismo Osp e Insegne.
b. Grado interattività: Massimo tra sistemi ed applicazioni
c. Canali erogazione: Servizi di cooperazione applicativa con altri sistemi ed applicazioni comunali
d. Target utenza: uffici comunali gestionali, strutture preposte al controllo sul territorio ed al contrasto alla evasione ed illegalità
e. Processi codesign: sviluppo applicativo condiviso tra Area Attività Produttive, Area Entrate e Area PLRC

6. Sistemi Informativi ed applicazioni – Sviluppo App in mobile
a. Descrizione: sviluppo di applicazioni in mobile per controllo titoli autorizzativi e soggetti autorizzati, anche per aree, tramite preventiva geolocalizzazione degli oggetti su piattaforma cartografica; composizione on-site del verbale di constatazione, compreso eventuale VAV, con calcolo sanzioni, acquisizione di Identificativo IUV per pagamento sanzione, possibilità di immediata notifica del VAV, trasmissione verso sistema sanzionatorio per gestione verbale e verso SCan per emissione atti recupero indennità
b. Grado interattività: Massimo tra operatori su strada ed applicazioni
c. Canali erogazione: strumenti in mobile, con accesso da remoto alle piattaforme Entrate, Attività Produttive ed eventuali ulteriori fonti informative dell’Amministrazione
d. Target utenza: operatori preposti al controllo sul territorio
e. Processi codesign: sviluppo applicativo condiviso tra Area Attività Produttive ed Area Entrate

Scelte tecnologiche ed architetturali previste dal progetto
Le applicazioni ed i sistemi previsti vengono realizzati tramite utilizzo di piattaforme di sviluppo e di cooperazione a servizi basate su piattaforme di tipo open-source, ove possibile, come da indicazione della Delibera di Giunta n.55 del 14.10.2016.
I processi gestionali debbono confrontarsi con la complessità organizzativa di Roma Capitale (municipi, dipartimenti, comando PL, ragioneria, ecc.), provvedendo alla dematerializzazione dei processi e alla messa a sistema dei servizi rivolti all’esterno (cittadini ed imprese) ed all’interno (strutture comunali).
Le nuove applicazioni e quelle esistenti vengono disegnate (oppure ridisegnate) avendo cura di strutturare il più possibile i set informativi (centralizzazione) e specializzare i processi condivisi (non ridondanza), chiamando ognuna di esse ad operare in modalità cooperativa (interoperatività), tramite un approccio a “servizi”, orchestrati e monitorati tramite piattaforma di servizi di dialogo cooperativo standard.
La modularità e scalabilità con cui verrà disegnata l’architettura complessiva, consentirà, efficienza di manutenzione, e scalabilità di evoluzione, verso la gestione di ulteriori titoli autorizzativi e canoni (es. concessione impianti sportivi comunali, ecc.) consentendo all’Amministrazione di ottenere ulteriori benefici con investimenti molto contenuti.
Saranno realizzati tutti i servizi di cooperazione applicativa per la messa a disposizione e/o la acquisizione di informazioni o di elementi calcolati per formazione richiesta, calcoli canoni, calcoli sanzioni ed indennità, composizione verbali, mappatura territoriale di luoghi e di oggetti autorizzati, ecc.
Lo sviluppo del progetto è articolato in tre macro attività che possono essere sintetizzate come segue:
1. Analisi e sviluppo del progetto (Set-up; Project management, Pianificazione esecutiva)
2. Attività produttive (sviluppo in Suap di nuovi moduli per osp, mercati, sviluppo nuovo sistema SAcon e App in mobile)
3. Attività entrate (servizi online per i cittadini ed imprese, sviluppo del sistema SCan per il calcolo e gestione dei canoni delle diverse tipologie di concessioni/autorizzazioni, revisione sistema sanzionatorio per gestione VAV)
4. Cooperazione applicativa (realizzazione servizi di cooperazione applicativa per la messa a disposizione e/o acquisizione di informazioni e calcolo canoni, indennità ecc.).