Il progetto prevede la realizzazione di un nuovo servizio per i cittadini/professionisti per la ricerca, la richiesta e l’acquisizione di copia di licenze, certificati di agibilità, progetti edilizi, concessioni edilizie in sanatoria ivi compreso il pagamento on-line dei diritti di copia e ricerca (ove previsto).
Si realizzerà la digitalizzazione dell’Archivio progetti del Dipartimento PAU, contenente i titoli edilizi corredati dai relativi elaborati progettuali rilasciati dal 1931 ad oggi e i Certificati di agibilità presenti in archivio. Tale progetto è finalizzato a migliorare l’accesso ai contenuti informativi presenti nell’archivio progetti, sia da parte del cittadino che da altre strutture interne e/o esterne all’Amministrazione capitolina a diverso titolo interessate.
Il progetto prevede altresì lo sviluppo di un servizio/ambiente sperimentale finalizzato alla costituzione del “fascicolo dell’immobile”, ovvero definire un ambiente strutturato e condiviso dove immagazzinare, in forma organizzata, le diverse informazioni, documenti e contenuti che si riferiscono ai fabbricati privati presenti nel comune di Roma. In tale finalità si prevede di considerare preliminarmente le informazioni relative ai titoli edilizi comunque denominati, informazioni catastali, informazioni energetiche e altri elementi informativi resi disponibili dagli altri Uffici capitolini, ovvero da altre amministrazioni.
Il progetto può essere articolato nelle seguenti macro-fasi:
- setup e pianificazione, che include la definizione compiuta del progetto, propedeutica alla fase di affidamento dei servizi/forniture necessari.
- Realizzazione, che include le procedure di affidamento dei servizi previsti e l’espletamento degli stessi.
- Start-up, che prevede la messa in esercizio del sistema informativo e dei servizi al cittadino/utenti previsti

Si prevede un’attività di Project Management sull’intera durata del progetto volta monitorare lo sviluppo dello stesso.
L’espletamento del progetto prevede una durata di 42 mesi decorrenti dall’approvazione dello stesso.
Obiettivi
Gli obiettivi del progetto in termini di ottimizzazione/efficientamento dei processi interni all’Amministrazione e di miglioramento dei servizi erogati sono:
- miglioramento dell’efficienza operativa dell’Amministrazione capitolina ed in particolare del Dipartimento PAU;
- accessibilità ai cittadini delle pratiche edilizie riguardanti l’intero territorio comunale di Roma attraverso servizi innovativi resi disponibili su piattaforme informatiche aperte integrate e interoperabili.
- dematerializzazione del materiale cartaceo presente all’interno dell’Archivio Dipartimentale, consistente in Progetti Edilizi, Licenze Edilizie, Permessi di costruire ed Agibilità che consentirà la riduzione dei costi dell’Amministrazione; l’attuale Archivio remoto potrà essere infatti dismesso.

Il progetto in questione va inteso in un quadro di riferimento più ampio, finalizzato alla costituzione del “fascicolo dell’immobile” dei fabbricati presenti all’interno del comune di Roma, sull’esperienza di quanto in corso di realizzazione anche sulla scorta di quello che sta facendo il comune di Milano per gli immobili pubblici.
In tale ottica i titoli edilizi completi dei relativi elaborati costituiscono, insieme ai titoli edilizi in sanatoria, la parte del fascicolo afferente alla legittimità edilizia dello stato di fatto degli immobili di che trattasi.
Benefici attesi
I benefici attesi per l’Amministrazione e per gli utenti:
- la prevenzione della discriminazione e pari opportunità tra uomini e donne poiché i dati saranno accessibili a tutti inclusi i disabili;
- lo sviluppo sostenibile, grazie all’eliminazione degli spostamenti dei cittadini presso gli uffici con conseguente riduzione dell’impatto sulla mobilità cittadina; nonché all’eliminazione del consumo di carta per la riproduzione di copie dei documenti richiesti, con conseguente riduzione dell’impatto ambientale;
- trasparenza e miglioramento dell’efficienza nelle procedure di verifica da parte degli uffici capitolini;
- libera consultabilità dei documenti, ormai divenuti storici, anche a fini di studio.
- Cambio di paradigma del concetto di accesso civico del cittadino.

Impatti del progetto
Il progetto avrà un impatto sui seguenti ambiti:
- Ambientale (riduzione delle emissioni nocive conseguenti ai ad una riduzione della mobilità fisica dei cittadini e/o dei operatori coinvolti; riduzione del consumo di carta);
- Sociale (miglioramento dei livelli di trasparenza e fiducia nei riguardi dell’Amministrazione da parte del cittadino;
- Economico: contrazione dei costi sostenuti per:
- Spostamento fisico dei fascicoli,
- Servizi affidati a terzi per la gestione dell’archivio fuori sede,
- i processi amministrativi;
- Organizzativo:
- razionalizzazione complessiva del processo amministrativo;
- migliore utilizzazione delle risorse umane;

Soluzioni a criticità/problemi attuali
La digitalizzazione del contenuto informativo e lo sviluppo di servizi necessari all’accesso dello stesso da parte dei cittadini/utenti si pone di risolvere le criticità attuali, che possono essere schematizzate come segue:
- tempi di attesa superiori a quelli stabiliti per legge, per la visura dei fascicoli progettuali;
- inadeguata conservazione dei fascicoli di interesse storico;
- mancato controllo dei documenti nell’attività di riproduzione copie, attualmente è affidata a terzi;
- mancanza di uno strumento informatico per la ricerca di documenti, ad oggi svolta manualmente, attraverso la consultazione di materiale cartaceo ormai deteriorato.

Servizi da sviluppare o migliorare con il progetto
1. Servizio di accesso ai cittadini/professionisti sul sito istituzionale di Roma capitale, per la ricerca, la richiesta e l’acquisizione di copia di documenti presenti nell’Archivio progetti e dell’Ufficio Condoni.
a. Descrizione progetto: Il servizio prevede la possibilità di ricercare, richiedere e acquisire copia di Licenze, certificati di agibilità, progetti edilizie, concessioni edilizie in sanatoria.
b. Grado di interattività previsto: Si prevede il massimo grado di interattività con gli utenti, nel senso che l’utente può ottenere una copia digitale dei documenti richiesti senza particolari restrizioni d’uso (così come oggi avviene per il rilascio cartaceo), ivi compreso il pagamento on-line dei diritti di copia e ricerca (ove previsto) -livello 4 è il più alto
c. Canali di erogazione: via web accessibile attraverso strumenti desktop e mobile.
d. Target di utenza: Cittadini, professionisti
e. Processi di codesign: si prevede la partecipazione alla definizione del servizio attraverso la consultazione di associazione di cittadini (cittadinanza attiva- ordini e collegi professionali interessati)
2. Servizio cartografico (appoggiato sulla NIC Nuova infrastruttura cartografica) per l’accesso alle informazioni associate ai progetti edilizi e le delle concessioni edilizie in sanatoria (es localizzazione, anno di costruzione). In tale ottica
a. Descrizione progetto: Il servizio prevede la possibilità di consultare e scaricare (OPEN GEODATA) il livello informativo in questione per elaborazioni di studio e ricerca,
b. Canali di erogazione: applicazione web-based accessibile da postazioni desktop e mobile (es. per l’attività di controllo e vigilanza).
c. Target di utenza: Cittadini, professionisti, studenti e ricercatori
d. Processi di codesign: si prevede la partecipazione alla definizione del servizio attraverso la consultazione di associazione di cittadini (cittadinanza attiva), ordini e collegi professionali interessati, ovvero altre associazione di categoria (professionali) interessate all’utilizzo delle informazioni connesse.
3. Servizio di consultazione della documentazione presente nei fascicoli dell’Archivio progetti e delle concessioni edilizie in sanatoria per il personale dell’Amministrazione:
a. Descrizione progetto: Il servizio prevede la possibilità di ricercare, richiedere e acquisire copia dei documenti presenti nell’archivio progetti necessari per la verifica di quanto asseverato dai professionisti nelle pratiche edilizie e per l’attività di vigilanza e controllo sul territorio.
b. Grado di interattività previsto: Si prevede il massimo grado di interattività con gli utenti, nel senso che l’utente può ottenere una copia digitale dei documenti richiesti senza particolari restrizioni d’uso (così come oggi avviene per il rilascio cartaceo), -livello 4 è il più alto.
c. Canali di erogazione: applicazione web-based accessibile da postazioni desktop e mobile (es. per l’attività di controllo e vigilanza).
d. Target di utenza: Personale dell’amministrazione
e. Processi di codesign: Essendo un servizio interno all’Amministrazione, ancorché finalizzato ad erogare servizi di accesso al cittadino, non si prevede la partecipazione esterna ai cittadini, bensì il coinvolgimento degli uffici interessati.
4. Servizio sperimentale del “fascicolo dell’immobile” degli immobili privati di Roma capitale:
a. Descrizione progetto: Il servizio offre la possibilità di acquisire gestire le informazioni relative a diversi aspetti del fabbricato (Titoli edilizi comunque denominati, informazioni catastali, informazioni energetiche e altri elementi informativi resi disponibili dagli altri Uffici capitolini, ovvero da altre amministrazioni)
b. Grado di interattività previsto: Si prevede un accesso alle informazioni basata sul paradigma citizen centered oriented. Livello 4.
c. Canali di erogazione: applicazione web-based accessibile da postazioni desktop e mobile, anche attraverso il riuso di applicazioni sviluppate per temi analoghi da parte di altre amministrazioni (vedi ad esempio GIT per la creazione del fascicolo del fabbricato degli immobili pubblici del comune di Milano).
d. Target di utenza: Cittadini, personale dell’amministrazione, Società di erogazione dei servizi pubblici;
e. Processi di codesign: si prevede la partecipazione alla definizione del servizio attraverso la consultazione di associazione di cittadini (cittadinanza attiva- ordini e collegi professionali interessati).
5. Servizio per la gestione dematerializzata dell’Archivio progetti.
a. Descrizione del servizio: il Servizio è finalizzato al mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità e riservatezza dei documenti presenti:
b. Grado di interattività previsto: Accesso integrale al database (livello 4)
c. Canali di erogazione: on-line attraverso sistemi di gestione web-based.
d. Target di utenza: personale degli Ufficio capitolino competente alla gestione dell’Archivio.
e. Processi di codesign: Essendo un servizio interno all’Amministrazione, ancorché finalizzato ad erogare servizi di accesso al cittadino, non si prevede la partecipazione esterna al cittadino, bensì il coinvolgimento degli uffici interessati.

In particolare i servizi sopra esposti sono rivolti:
- Ai cittadini e/o tecnici incaricati che hanno necessità di verificare la legittimità della preesistenza edilizia nei casi di interventi edilizi sul patrimonio edilizio esistente, nei casi di compravendita immobiliare, nonché in tutti gli altri casi previsti dalla normativa;
- Agli uffici capitolini chiamati a verificare quanto dichiarato dai tecnici professionisti in sede di presentazione delle pratiche edilizie;
- Agli studenti e agli studiosi/ricercatori.

Scelte tecnologiche ed architetturali previste dal progetto
Le sfide tecnologiche riguardano l’attivazione di una piattaforma tecnologica che offrirà ai cittadini ed all’Amministrazione l’accesso, in formato digitale al contenuto informativo dell’Archivio progetti di Roma capitale: Titoli edilizi comunque denominati completi dei relativi elaborati, Certificati di agibilità; Concessione edilizie in sanatoria.
La digitalizzazione prevista dal progetto prevede l’integrazione e la centralizzazione delle banche dati (ed es. SUET - Sportello unico dell’Edilizia telematico). Il progetto prevede l’integrazione con i sistemi esistenti (ad esempio l’Infrastruttura cartografica - NIC) e la veicolazione dei dati attraverso i sistemi open data, ovvero OPEN GEODATA.
Ulteriori strutture capitoline/municipali o altri enti coinvolti nel progetto
Al fine di perseguire le strategie dell’Amministrazione capitolina riguardanti le sinergie, la complementarietà ed il coordinamento tra i diversi uffici, saranno coinvolti il Dipartimento innovazione tecnologica per la parte relativa al Sistema informativo nonché all’integrazione delle infrastrutture cartografiche (Nuova infrastruttura cartografica); l’Archivio capitolino per la parte relativa alla definizione della struttura di catalogazione (metadati); il Dipartimento Patrimonio Sviluppo e Valorizzazione, in particolare La Casa della Città, Trasparenza e Partecipazione nonché altri Uffici interni al Dipartimento che si occupano del Sistema Informativo territoriale.
Lo sviluppo del progetto è articolato in tre macro attività che possono essere sintetizzate come segue:
1. Analisi e sviluppo del progetto (studio di fattibilità; project management, progettazione ed elaborazione capitolato tecnico e documenti di gara).
L’attività prevede nella fase iniziale l’analisi e sviluppo del progetto (setup e sviluppo del progetto) che include l’elaborazione dello Studio di fattibilità, dei documenti di gara e del capitolato tecnico.
Include altresì l’attività di Project management del progetto per la pianificazione, il monitoraggio e il controllo dell’avanzamento e dell’attuazione dello stesso.

2. Realizzazione (procedura di affidamento gara – Sviluppo dei servizi attività operative: dematerializzazione – catalogazione).
L’attività prevede l’esperimento di:
- procedure di gara per l’affidamento dei servizi previsti
- Sviluppo e realizzazione del sistema informativo per la gestione dei documenti presenti e per l’implementazione della banca dati
- Schedatura informatizzata del materiale cartaceo contenuto nell’archivio, ivi inclusa la georeferenzione sul territorio degli immobili su cui siano di titoli abilitativi comunque denominati.
- Dematerializzazione dei documenti cartacei presenti dei fascicoli dell’Archivio progetti e implementazione degli stessi nella banca dati
- Sviluppo dei servizi telematici di accesso al contenuto informativo che include il servizio riservato al cittadino/professionista per la richiesta e l’acquisizione di copia di documenti presenti nell’Archivio progetti.
- Integrazione del servizio sperimentale del fascicolo del fabbricato degli immobili privati di Roma capitale.
Si prevede di realizzare l’attività di schedatura e dematerializzazione in tre lotti funzionali in modo tale da anticipare, già al primo lotto funzionale, la messa in esercizio per del Sistema informativo e ai Servizi telematici previsti per il cittadino.

3. Start up
L’attività prevede il Collaudo e la messa in esercizio del Sistema informativo. Si prevede di realizzare l’attività di schedatura e dematerializzazione in tre lotti funzionali in modo tale da anticipare, già al primo lotto funzionale, la messa in esercizio per del Sistema informativo e ai Servizi telematici previsti per il cittadino.