Il Progetto viene di seguito declinato secondo Work Package (WP) in ordine allo sviluppo di sub-attività omogenee, tra loro integrate, e sviluppabili in parallelo anche da più soggetti diversi tra loro coordinati.
WP01 – Apprendimento, Definizione delle Procedure e Gestione dei Processi
Ogni componente dell’Organismo Intermedio è, nel suo piccolo, responsabile per una parte del processo di Gestione e Controllo del Programma chiamato ad operare da solo interfacciandosi ed in diversi casi supervisionando e coordinando il lavoro di più uffici e dipartimenti della Struttura Organizzativa Ordinaria del Comune di Messina. Volutamente, sin dalla definizione del SIGECO, è stato scelto che i componenti dell’OI non dovessero essere “progettisti” ma risorse in grado i orientare i settori ove i procedimenti sono ideati ed implementati.
Il PON Metro può quindi rappresentare una “palestra” per lo sviluppo ed il miglioramento delle competenze necessarie per il management di programmi e progetti complessi ed in particolare: capacità di problem solving e comunicazione. I servizi di supporto al Project Management saranno mirati ad accrescere le potenzialità gestionali amministrative, tecniche e finanziarie del PON Metro. I soggetti che erogheranno il servizio dovranno avvalersi di personale altamente specializzato e certificato secondo standard riconosciuti (PMI, Prince2, IPMA, etc.). In particolare saranno sviluppate le seguenti attività:
• redazione di un manuale delle procedure interne;
• supporto alla Segreteria Tecnica di Coordinamento, al Coordinamento Gestione Finanziaria e Sistema di Attuazione nelle attività di impostazione, pianificazione ed esecuzione delle azioni del PON Metro;
• definizione di check list operazioni, reporting, modulistica standard;
• Risk analysis e supporto alla gestione delle criticità di progetto;
• Pianificazione ed implementazione modello di archiviazione e supporto;
• Assistenza alle riunioni di coordinamento e monitoraggio andamento del PON Metro.
WP02 – Sviluppo di tool specifici
Le attività di supporto ed accompagnamento (learning by doing) ai componenti responsabili dell’OI saranno integrate dallo sviluppo di applicativi basati su piattaforme open e pienamente interoperabili con i sistemi di gestione già adottati dall’Ente che consentano, secondo una impostazione tipica del procedimento tecnico-amministrativo di una PA, il monitoraggio di un progetto e la comunicazione smart tra i diversi soggetti coinvolti.
L’applicativo, visibile e modificabile da tutti i soggetti coinvolti nel procedimento, dovrà consentire di:
• monitorare lo stato di avanzamento fisico-economico del progetto sulla base di informazioni condivise anche con il sistema DELFI;
• caricare documentazione (foto, annotazioni, etc.) utili per dare evidenza delle attività di controllo, anche on site, delle attività;
• ricevere notifiche e scambiare informazioni (sia desk che mobile) tramite sistema di instant messaging, gantt interattivo e condiviso, etc..
WP03 – Monitoraggio Economico-Finanziario, Sociale, Ambientale e Procedurale
Il supporto di una Assistenza Tecnica esterna all’Autorità Urbana consentirà di assicurare una corretta gestione della spesa, efficace azione amministrativa ed una coordinata azione con l’AdG tramite:
• redazione, aggiornamento e verifica del corretto utilizzo delle piste di controllo;
• controllo ex ante del 100% degli atti di impegno e liquidazione;
• supporto ai responsabili dell’attuazione nelle operazioni di monitoraggio e gestione delle specifiche richieste e comunicazioni dell’AdG;
• supporto agli uffici preposti al fine di pianificare ed attuare durante l’intero periodo del Pon Metro ogni iniziativa finalizzata a prevenire, rimuovere e sanzionare eventuali frodi e irregolarità nell’attuazione degli interventi;
• implementazione di ogni iniziativa finalizzata a prevenire, rimuovere e sanzionare eventuali frodi e irregolarità nell’attuazione degli interventi coerentemente con quanto previsto dal Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e dell’Illegalità (PTPC) e dal Piano Triennale per la Trasparenza e l’Integrità (PTTI) ed in coerenza con le prerogative dell’Organismo Indipendente di Valutazione – Trasparenza – Anticorruzione;
• controllo della completezza e qualità delle informazioni inserite nel sistema di monitoraggio centrale.
Il soggetto esterno che curerà il Monitoraggio Interno si relazionerà con un referente per il Controllo individuato nell’ambito della Segreteria Generale Direzione Generale ed un referente per il Monitoraggio e SI individuato all’interno della Segreteria Tecnica di Coordinamento.
Le attività di coordinamento tra WP01, WP02 e WP03 saranno condotte direttamente dal Responsabile OI e per esso dalla STC (vds. SIGECO).
In base a valutazioni di opportunità in termini di efficacia ed efficienza di erogazione del servizio si opterà per l’affidamento ad un'unica società in grado di erogare le prestazioni richieste o a singoli soggetti/professionisti nel rispetto di quanto previsto dal Codice dei Contratti.
WP04 – Staff Cost
Tenuto conto della profonda innovazione che le funzioni di Organismo Intermedio in capo al Comune di Messina comportano, oltre che la straordinarietà delle attività richieste ai componenti dell’OI secondo l’articolazione del SIGECO è necessario prevedere in aggiunta al normale orario la possibilità per gli stessi componenti di poter articolare con maggiore flessibilità l’orario di lavoro e pertanto le attività ordinarie e straordinarie potendo contare su un monte ore annuo dimensionato secondo le effettive esigenze ed il carico di lavoro suppletivo derivante dal PON Metro.
Il parametro utilizzato è quello del costo reale, parte fissa, oltre oneri contributivi e previdenziali. La rendicontazione avverrà pertanto a costi reali del personale maggiorati del 15% per costi indiretti.
Le attività svolte sono annotate su un “diario di bordo” mensile del dipendente e le ore lavorative a carico del PON Metro sono documentate da un time-sheet mensile unico per ogni dipendente e dalla relativa busta paga dal quale risulta enucleata la parte imputabile al Programma.
La contabilizzazione dei costi è subordinata ad un atto del Responsabile OI con l’assegnazione del monte ore a disposizione di ciascun dipendente componente dell’OI. Ai costi del personale si somma la quota flat del 15% per costi indiretti così come previsto alla lettera b) comma 1 art. 68 del Reg. (UE) 1303/2013.