Le attività progettuali sono rivolte principalmente ai componenti dell’Organismo Intermedio, ed in particolare alla Segreteria Tecnica di Coordinamento, al Coordinamento Gestione Finanziaria ed al Sistema di Attuazione e riguardano:
- Attività di formazione su tecniche e strumenti classici del project management;
- assistenza operativa.
Le attività hanno riguardato:
- elaborazione pianificazione e programmazione di dettaglio;
- organizzazione delle risorse umane;
- distribuzione e monitoraggio delle risorse;
- avanzamento e controllo degli interventi finanziati sul Programma;
- analisi dei rischi
- controllo degli output di progetto.
Il Progetto è stato declinato secondo Work Package (WP) in ordine allo sviluppo di sub-attività omogenee, tra loro integrate, e sviluppabili in parallelo anche da più soggetti diversi tra loro coordinati come di seguito riportato:
1. WP01 – Apprendimento, Definizione delle Procedure e Gestione dei Processi
Le attività includono la redazione del manuale delle procedure interne, il supporto alla Segreteria Tecnica di Coordinamento e al Coordinamento Gestione Finanziaria e Sistema di Attuazione nelle fasi di pianificazione e esecuzione, la definizione di check list operative e modulistica standard, l'analisi dei rischi e il supporto alla gestione delle criticità, la pianificazione e l'implementazione di un modello di archiviazione e supporto, e l'assistenza alle riunioni di coordinamento e al monitoraggio dell'avanzamento del PON Metro.

2. WP02 – Sviluppo di tool specifici
Lo sviluppo di applicazioni per monitorare progetti e la comunicazione efficiente tra i vari soggetti coinvolti, seguendo gli standard tipici dei procedimenti tecnico-amministrativi della Pubblica Amministrazione. L'applicativo, accessibile e modificabile da tutti i partecipanti al procedimento, consente di monitorare lo stato di avanzamento fisico ed economico del progetto utilizzando informazioni condivise anche con il sistema DELFI; caricare documentazione (come foto e annotazioni) per evidenziare le attività di controllo, anche sul campo; ricevere notifiche e scambiare informazioni sia da postazioni fisse che da dispositivi mobili.
3. WP03 – Monitoraggio Economico-Finanziario, Sociale, Ambientale e Procedurale
L'assistenza tecnica esterna all'Autorità Urbana garantisce una gestione appropriata della spesa attraverso diverse azioni, tra cui: la redazione, l'aggiornamento e la verifica delle piste di controllo; il controllo preventivo del 100% degli atti di impegno e liquidazione; il supporto ai responsabili dell'attuazione nei compiti di monitoraggio e gestione delle richieste dell'AdG. Il soggetto esterno incaricato del Monitoraggio Interno si relaziona con un referente per il Controllo designato all'interno della Segreteria Generale Direzione Generale e un referente per il Monitoraggio e i Sistemi Informativi designato all'interno della Segreteria Tecnica di Coordinamento.

4. WP04 – Staff Cost
Il costo del personale è calcolato utilizzando il parametro del costo reale, che include una parte fissa oltre agli oneri contributivi e previdenziali, con un aumento del 15% per coprire i costi indiretti. Le attività svolte sono registrate mensilmente nel "diario di bordo" del dipendente, mentre le ore lavorative legate al PON Metro sono documentate attraverso un time-sheet mensile unico per ogni dipendente e evidenziate nella relativa busta paga.