Il Progetto viene di seguito declinato secondo Work Package (WP) in ordine allo sviluppo di sub-attività omogenee ed integrate per una migliore gestione tanto della fase pre-gara (definizione dei contenuti tecnici e giuridico-amministrativi) quanto nella fase di esperimento della procedura di scelta del contraente e nella successiva fase post-gara sino alla stipula dei contratti di appalto.
WP01 – Supporto Giuridico-Amministrativo
Per garantire efficienti livelli qualitativi e quantitativi circa l’esperimento delle procedure di scelta del contraente e stipula del contratto d’appalto, il SIGECO della Città di Messina ha previsto il rafforzamento dell’ufficio Bandi di Gara e Contratti centralizzando in capo a tale struttura l’intero workflow così sintetizzato:
• stesura bando e disciplinare di gara e relativa modulistica;
• gestione della fase di pubblicazione e relativo servizio FAQ;
• costituzione del seggio di gara ed esperimento delle procedure;
• avvisi post gara;
• comunicazione agli organi di vigilanza dei relativi dati pre/post gara;
• stipula del contratto di appalto.
Sarà così possibile limitare la discrezionalità di ogni procedura, generalmente ricondotta ad ogni dipartimento del Comune di Messina, e pertanto la possibilità di errori, oltre che avere un unico profilo interpretativo di fattispecie simili che dovessero presentarsi nel corso di più procedure.
Si prevede pertanto l’individuazione di cinque profili professionali con specifiche competenze in diritto amministrativo, pubblica amministrazione e contratti pubblici nei settori afferenti il Programma per l’assistenza ed il supporto giuridico-amministrativo per lo svolgimento delle suddette funzioni generali.
I soggetti lavoreranno in team al fine di concordare indirizzi comportamentali generali e standardizzare quanto più possibile sia la fase di preparazione che di esperimento della procedura di scelta del contraente.
Ogni soggetto, inoltre, avrà il compito di assistere e supportare i RUP (secondo gli Assi di competenza) nella fase di approvazione del capitolato d’appalto e dello schema di contratto al fine di identificare la procedura di gara più idonea in relazione alla fattispecie tecnico-realizzativa.
Si riportano di seguito le principali azioni di rafforzamento necessarie:
• Supporto alla stesura, esame e verifica capitolato speciale;
• Supporto alla stesura, esame e verifica schema di contratto;
• Supporto alla stesura del bando e disciplinare di gara standard, lettere di invito e schemi di partecipazione;
• Gestione quesiti e relativo supporto legale;
• Verifica dei verbali di gara;
• Controllo requisiti candidati e supporto informatico sistema SIMOG e AVCPASS;
• Verifica atti amministrativi di aggiudicazione definitiva;
• Assistenza al seggio di gara con presenza fisica o supporto a distanza.
WP02 – Supporto Tecnico-Gestionale
Similmente a quanto previsto per il WP01, si prevede di selezionare di soggetti con specifica competenza ed esperienza Senior nel campo tecnico relativo ai vari assi del PON Metro al fine di supportare i RUP ed i progettisti nella definizione dei documenti progettuali preliminari o definitivi da porre a base di gara per lo sviluppo del successivo approfondimento progettuale esecutivo o per la scelta del contraente realizzatore nei casi previsti dal codice dei contratti e secondo le specificità dell’intervento. Unitamente alle figure di supporto ed orientamento alle scelte progettuali dal punto di vista tecnico ed esecutivo, sarà previsto:
• l’affiancamento di figure Senior competenti per la parte di analisi preliminare di fattibilità economico-finanziaria e gestionale dei vari progetti al fine di prevedere la sostenibilità delle opere e dei servizi nel tempo, oltre che l’attivazione di opportune forme di partenariato pubblico-privato;
• il supporto di figure junior per lo svolgimento di attività tecniche in generale in affiancamento alle figure Senior.
La scelta dei soggetti avverrà sulla base di un fabbisogno di competenze che sarà esplicitato dai dipartimenti dell’Amministrazione di intesa con i RPA del Sistema di Attuazione dell’OI.
I soggetti selezionati saranno convocati periodicamente per riunioni di gruppo al fine di condividere le impostazioni generali dei vari interventi secondo logiche di integrazione ed interdipendenza tra gli interventi all’interno dello stesso Asse e tra i vari Assi del PON Metro.
Gli stessi si coordineranno altresì con i soggetti per il supporto giuridico-amministrativo anche in ragione del necessario supporto tecnico che dovesse rendersi opportuno nella fase di pubblicazione gara, circa la risposta a quesiti, che nel corso dell’esperimento della stessa per chiarimenti che il seggio dovesse richiedere al RUP.
Le attività di coordinamento tra WP01 e WP02 saranno condotte direttamente dal Responsabile OI e per esso dalla STC (vds. SIGECO). In base a valutazioni di opportunità in termini di efficacia ed efficienza di erogazione del servizio si opterà per l’affidamento ad un'unica società in grado di erogare le prestazioni richieste o a singoli soggetti/professionisti nel rispetto di quanto previsto dal Codice dei Contratti.
WP03 – Staff Cost
Tenuto conto della profonda innovazione che le funzioni di Organismo Intermedio in capo al Comune di Messina comportano, oltre che la straordinarietà delle attività richieste ai componenti dell’OI secondo l’articolazione del SIGECO è necessario prevedere in aggiunta al normale orario la possibilità per gli stessi componenti di poter articolare con maggiore flessibilità l’orario di lavoro e pertanto le attività ordinarie e straordinarie potendo contare su un monte ore annuo dimensionato secondo le effettive esigenze ed il carico di lavoro suppletivo derivante dal PON Metro.
Il parametro utilizzato è quello del costo reale, parte fissa, oltre oneri contributivi e previdenziali. La rendicontazione avverrà pertanto a costi reali del personale maggiorati del 15% per costi indiretti.
Le attività svolte sono annotate su un “diario di bordo” mensile del dipendente e le ore lavorative a carico del PON Metro sono documentate da un time-sheet mensile unico per ogni dipendente e dalla relativa busta paga dal quale risulta enucleata la parte imputabile al Programma.
La contabilizzazione dei costi è subordinata ad un atto del Responsabile OI con l’assegnazione del monte ore a disposizione di ciascun dipendente componente dell’OI. Ai costi del personale si somma la quota flat del 15% per costi indiretti così come previsto alla lettera b) comma 1 art. 68 del Reg. (UE) 1303/2013.