Le nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione sono quindi uno strumento fondamentale per garantire un corretto rapporto, tra Pubblica amministrazione, cittadini, imprese e tutti i portatori di interesse, basato su principi di efficacia, efficienza, economicità, ma anche di trasparenza, comunicazione, partecipazione, cittadinanza digitale e innovazione, cosi come previsto dal Piano Triennale per l’Informatica e dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Nonostante gli strumenti e le risorse a disposizione pero, l’auspicata transizione alla modalità operativa digitale e i conseguenti processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un’amministrazione digitale e aperta, di servizi facilmente utilizzabili e di qualità, sono ancora lontani, almeno per due motivi principali: il primo di natura culturale/organizzativa/metodologica il secondo tecnologico.
1) ante emergenza COVID-19 il funzionamento dei vari servizi era basato su un mix di procedure informatizzate e analogiche (anche complici norme di settore che non si sono adattate al nuovo mondo digitale) che non pochi problemi crea nell’intera filiera dell’erogazione di un servizio; complici decisioni basate su metodologie “tradizionali” e una poca consapevolezza delle potenzialità offerte dalla reingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi. Oggi invece, necessariamente, occorre ripensare le procedure utilizzando le tecnologie che consentano di l’intermediazione a distanza e tempi decisamente inferiori per erogare determinati servizi di tipo essenziale/ordinario.
2) i nostri data-center richiedono risorse umane numericamente e professionalmente competenti che spesso non sono a disposizione dell’amministrazione o che se lo sono risultano assolutamente insufficienti ma non solo. L’evoluzione delle infrastrutture secondo il paradigma del Cloud Computing (sia di tipo hardware che di tipo software) prevede modelli ad alta affidabilità e scalabilità ( capacita di essere resilienti a picchi di carico) che consentono di gestire in maniera più efficace e centralizzata il nostro sistema informativo e informatico, svincolandoci dall’hardware (postazioni di lavoro virtuali su disparati dispositivi), e garantendo in sicurezza l’accesso alle risorse “mission critical” (quelle che per motivi di massima riservatezza e continuità operativa devono rimanere sui nostri sistemi fisici) oltre che l’accessibilità da qualunque punto ci si trovi.
Quest’ultimo aspetto e determinante nelle strategie orientate allo smart working. Ante COVID-19 nell’ambito PON METRO abbiamo portato avanti numerosi progetti sperimentali basati sui tali paradigmi e molto e già stato fatto concretamente in termini di migrazione sul Cloud.
Nonostante questa mole di lavoro ancora alcuni sistemi informativi (definiti di tipo “legacy” in quanto eredita del passato) non sono accessibili tramite il web e alcune applicazioni che dialogano con altri enti sono realizzati con tecnologie legacy che necessitano di accesso direttamente se collegati dalla rete interna del Comune.
Il settore IT in questo momento si trova al centro di una pluralità di richieste legate alla necessita di garantire il più possibile la continuità di funzionamento di tutta l’Amministrazione (sia l’attività politica che quella amministrativa) oltre a quelle volte a supportare le migliaia di cittadini messi in difficolta economiche dall’emergenza.
Mille sono le sfide e le difficolta da risolvere per ogni tipologia di utente : difficolta a riorganizzare il lavoro basato su tecnologie non note, difficolta da parte di alcuni gruppi di utenti ad apprendere velocemente le nuove modalità, ma anche disponibilità ad utilizzare il proprio personal computer o altro dispositivo, carenza di rete di connessione dati, difficolta a portare avanti attività istituzionali delicate, quali riunioni sindacali, commissioni consiliari, sedute consiliari e di giunta, criticità legate alla firma digitale da remoto, la configurazione personalizzata di alcuni dispositivi, la necessita di approvvigionamento di notebook entro tempi brevi per coloro che non ne hanno disponibilità sia per mancanza che per gestione familiare in cui lo stesso dispositivo deve essere utilizzato da più persone (o a volte per volontà di non metterlo a disposizione).

- Una delle prime azioni del presente progetto riguarda l’attivazione e l’abilitazione del lavoro agile. I diversi DPCM adottati nel mese di marzo 2020, e in particolare il DPCM del 12/03/2020 al punto 6 dell’art. 1,“invitano” a privilegiare lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità “lavoro agile” al fine di limitare gli spostamenti dei lavoratori, e più recentemente in questa fase di incremento dei contagi, le diverse Circolari e Decreti del Ministro per la PA (in ultimo il Decreto del 19/10/2020) impongono alla PA una riorganizzazione tesa ad incrementare sempre più le percentuali di lavoratori in modalità agile.
Già dai primi di marzo l’amministrazione ha proposto, stante i tempi stretti entro cui favorire il lavoro a casa del maggior numero di dipendenti, l’attivazione di postazioni virtuali utilizzabili con differenti dispositivi, sia di proprietà dell’amministrazione che privati, basati su tecnologia Cloud Amazon secondo modalità che consentono di minimizzare l’effort manutentivo e di configurazione secondo una logica di “pay per use” garantendo l’accesso alla rete comunale in maniera sicura, la stabilita dei sistemi interni e l’integrità dei dati.
Ciò consente di accorciare notevolmente i tempi di attivazione dei nuovi smart worker sia dal punto di vista tecnico (soluzione collaudata) sia dal punto amministrativo. Questa linea di attività del progetto prevede l’acquisizione dei servizi AWS denominati Amazon Workspaces, in continuità con quanto già fatto finora e di una serie di servizi a supporto per la gestione del servizio (quali dashboard riepilogative, monitoraggio dei piani tariffari e delle fasce di maggior e minor utilizzo). Quest’infrastruttura consente di accedere quindi ad un desktop virtuale sul Cloud (d’ora in poi “VDI”), differente dal desktop fisico del dispositivo utilizzato in sede, che riproduce un tipico desktop della postazione lavorativa d’ufficio basata su sistema operativo Windows 10, quindi con le regole associate al’account utente del dominio comune.cagliari.loc.
L’accesso avverrà quindi inserendo le credenziali (nome utente e password) usate quotidianamente sul PC dell’ufficio. L’esperienza d’uso e familiare e con una performance adeguata alla gran parte delle esigenze, garantendo le necessarie connessioni alle cartelle condivise e alle applicazioni più usate.

- La seconda linea di azione prevede di creare le necessarie infrastrutture tecnologiche per l’erogazione dei servizi digitali (che consentono quindi un approccio “a distanza”) e delle informazioni multicanale sia tramite il portale istituzionale sia attraverso altri mezzi, in grado di supportare elevati picchi di richieste lato web, attraverso dei servizi ad alto valore aggiunto sul Cloud di Amazon su cui andare a innestare tale infrastruttura. Le soluzioni di Cloud Computing costituiscono infatti una conveniente alternativa alle soluzioni erogate con i sistemi tradizionali in quanto, rispetto a questi ultimi, risultano essere molto più affidabili e scalabili dinamicamente nel caso le applicazioni necessitino di maggiori risorse, sen-za necessita di investire nell’aggiornamento continuo sull’infrastruttura dei datacenter. Tali servizi sono stati acquisiti con Determinazione 8864/2019 e hanno consentito di creare le condizioni per l’utilizzo del CMS del portale e dei servizi da esso erogati, sul Cloud. Attualmente il Servizio e completamente attuato e configurato.

- La terza linea di attività verte sull’acquisizione (acquisto o noleggio operativo) degli strumenti da mettere a disposizione per l’attività di smart working e di predisposizione e attuazione di strategie e strumenti che consentano il monitoraggio, la prevenzione e il controllo degli effetti del Covid-19. In particolare sono stati acquisiti con Determine 1777, 1988, 2013 diversi notebook e webcam da mettere a disposizione dei dipendenti. Ad oggi infatti sono state utilizzate le modalità miste di lavoro agile secondo quanto previsto dall’ art. 12 del D.Lgs 82/2005 e smi con la disponibilità dei dipendenti a fornire il proprio dispositivo per le attività d’ufficio in lavoro agile secondo il paradigma del BYOD (Bring Your Own Device), unitamente a dispositivi messi a disposizione dall’Amministrazione.
Il numero elevato di dipendenti e la specificità delle attività in capo all’amministrazione richiedono pero una differenziazione nei dispositivi informatici da utilizzare sia in relazione alla modalità di connessione al sistema informativo comunale sia alle applicazioni e piattaforme tecnologiche da gestire in remoto. Per quanto sopra non tutti i dispositivi personali dei dipendenti sono idonei alle attività da svolgere in modalità agile. Inoltre il perdurare dell’emergenza COVID-19 costringe l’Amministrazione riorganizzare le proprie attività e i propri servizi in tempi strettissimi e sempre in continua evoluzione oltre che adeguare i necessari approvvigionamenti entro gli stessi tempi. Per consentire la corretta applicazione delle disposizioni sopra richiamate occorre garantire la disponibilità di un quantitativo minimo di strumentazione necessaria per consentire ad alcuni gruppi di dipendenti del Comune di Cagliari lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità “lavoro agile” e a questo scopo e necessario integrare la dotazione esistente mediante l’acquisizione di un servizio di noleggio postazioni di lavoro di tipo notebook.

- La quarta linea di attività prevede il rinnovo e l’estensione del Tenant O365, la piattaforma di collaboration e posta elettronica aziendale che integra diverse applicazioni e strumenti tra i quali il sistema di videoconferenza di Teams. Il servizio e erogato in modalità S.a.a.S (Software as a Service) secondo quanto previsto da AgID per il Cloud della PA entro il Piano Triennale per l’Informatica per la PA. Operativamente gli utenti accedono alla piattaforma con le credenziali utilizzate oggi per accedere al proprio PC personale. Se viene cambiata la password secondo le modalità oggi in uso, la stessa viene allineata automaticamente entro pochi minuti anche su tutti i servizi di Microsoft Office 365. Tutti i servizi Microsoft possono essere acceduti tramite PC, MAC, tablet e smartphone e da sistemi operativi anche diversi da Microsoft (Android/IoS), sono “cloud-based”, quindi accessibili anche attraverso Internet sempre naturalmente utilizzando la password gestita dal Comune. Inoltre e possibile implementare un sistemadi “dual password authentication”. La piattaforma consente poi di gestire implementare un sistema di “trouble ticketing” attraverso Office 365 Exchange Online oltre al backup automatico dei propri dati sul cloud. La soluzione Microsoft OneDrive for Business infatti consente di verificare la corretta sincronizzazione automatica sul cloud, dei file salvati in una determinata cartella (e tutte le sottocartelle) del PC assegnato ad ogni utente. Cio costituisce di fatto un sistema automatico di backup, trasparente per gli utenti che possono continuare come prima a salvare i file sul disco fisso, con il beneficio pero di averli salvati in tempo reale senza necessita di alcuna esplicita operazione da parte loro. Le funzionalità di Microsoft Temas e Stream, unita alla gestione dei gruppi di lavoro, pubblici e privati, ha consentito e consentirà di gestire efficacemente, riunioni dei gruppi di lavoro, (audio e/o video). Le sedute delle Commissioni Consiliari, di Giunta e Consiglio Comunale, di streaming video per la visualizzazione in diretta delle sedute, la trascrizione automatica delle sedute, le riunioni degli organi collegiali quali i revisori dei conti nonchè del nucleo di valutazione. Il sistema, con l’utilizzo di apposite app di sviluppo consente di creare regole per il voto palese e il voto segreto delle sedute degli organi di governo. L’affidamento del servizio O365 e stato attuato in periodo COVID-19 mediante determinazione dirigenziale 5482/2020.

- Un’ulteriore linea d’azione riguarda l’acquisizione di idonei strumenti e piattaforme per la gestione mista delle code agli sportelli comunali, che prevede la prenotazione on line e la gestione della code locali e web integrate. La piattaforma consentirà anche la gestione della Customer satisfaction.