Gli interventi tesi a migliorare l'efficienza e la qualità della 'macchina organizzativa' dell'O.I. Comune di Bologna seguono tutte le fasi e le attività del Programma, e si articolano come segue:
- supporto nella predisposizione e implementazione dei flussi documentali e comunicativi, alimentazione del sistema informativo Delfi e dei sistemi di archiviazione elettronica dei fascicoli di progetto (con tempi e modalità coordinate in relazione al rilascio e aggiornamento degli strumenti di gestione e controllo del Programma: linee guida e manualistica, sistema informativo, ecc.);
- supporto nella redazione e aggiornamento documenti di programma: Modello Organizzativo e di Funzionamento, Piano operativo, consuntivo e previsioni di spesa/finanziarie alle scadenze previste, relazione annuale (entro il 15/4 di ogni anno);
- implementazione e monitoraggio costante delle procedure di selezione delle operazioni, gare e appalti, liquidazione delle spese per verificare il rispetto di normative, scadenze e modalità di comunicazione con i soggetti esterni;
- verifiche documentali e in loco sull'attuazione delle attività da parte di beneficiari e fornitori, condotte dalle strutture di gestione con la supervisione di quelle di coordinamento;
- monitoraggio degli indicatori e delle spese per garantire il raggiungimento dei target annuali, intermedio finale (con cadenza bimestrale);
- partecipazione a CdS e riunioni di coordinamento organizzate dall'AdG e da altre AU (Gruppi di Lavoro riunioni organizzative, ecc.);
- favorire la conoscenza delle attività finanziabili promuovere l'immagine della città come attore delle strategie di sviluppo urbano sostenibile e delle politiche di attuazione dell'Agenda Urbana.
Modalità’ di attuazione:
Il supporto nella gestione e nell’attuazione del PON Metro 2014-2020, così come integrato dalle risorse del programma React-Eu, risulta fondamentale al fine di rispettare le tempistiche prestabilite per la chiusura dei progetti a fine 2023.
Pertanto l’O.I. dovrà dotarsi, oltre che del personale interno di cui alla scheda BO8.1.1a, del supporto di figure specializzate nella gestione del programma. In particolare l’amministrazione comunale dovrà selezionare, attraverso procedure ad evidenza pubblica, professionisti o società di consulenza che affianchino il personale interno in tutte le fasi di programmazione, attuazione, rendicontazione e monitoraggio dei progetti.
In continuità con la precedente esperienza del PON Metro, l’Area Sviluppo Economico – Città Metropolitana di Bologna, previa sottoscrizione di apposita convenzione in avvalimento con il Comune di Bologna, svolgerà la funzione di Unità Valutazione e rendicontazione e quindi assicurerà il controllo e il monitoraggio di competenza dell’Organismo Intermedio. Inoltre, al fine di realizzare una efficace comunicazione in merito ai progetti finanziati dal programma, dovranno essere previste specifiche modalità di coinvolgimento di soggetti pubblici o privati altamente specializzati in materia, che affianchino gli uffici comunali sia in termini di informazione che di promozione/pubblicità dei progetti attraverso le modalità di volta in volta ritenute più idonee.