L’attività di dematerializzazione e lo sviluppo di un sistema di gestione documentale, consentiranno all’amministrazione di poter snellire i propri procedimenti amministrativi, abilitare nuovi servizi online di front-end ed ottenere pertanto una ricaduta finale sui destinatari dell’intervento, ossia i cittadini, i professionisti ed i responsabili di procedimento degli enti coinvolti.

L’attività si sostanzia nell’affidamento a soggetti qualificati di un servizio che deve comprendere: attività di redazione di un piano di dettaglio delle attività di dematerializzazione; trasferimento dei fascicoli dall’archivio in cui sono custoditi nelle sedi dell’operatore economico affidatario; sanificazione del materiale e sua normalizzazione; redazione dell’elenco del materiale da scartare e verifica congiunta con l’Amministrazione prima dello scarto definitivo; riordino e classificazione; scansione del materiale; indicizzazione dello stesso; esportazione dei dati; ricerca del materiale in custodia nel tempo necessario per provvedere alla sua dematerializzazione; infine, custodia fino al termine del contratto.

Il progetto prevede una prima fase di ricognizione degli ambiti procedimentali, da effettuare sul comune capofila e su altri comuni di cintura, individuati come pilota, al fine di reingegnerizzare i processi da sottoporre ad informatizzazione.

Il progetto dovrà quindi prevedere il recupero ed il riversamento su un nuovo sistema di gestione documentale dei documenti e dei metadati associati alle pratiche informatizzate preesistenti. L’intero iter procedimentale, dalla fase di inoltro delle istanze fino all’emanazione del provvedimento finale, incluse le comunicazioni spontanee, sarà completamente informatizzato. La fase di dematerializzazione sarà ovviamente specifica al dominio applicativo di riferimento (es. anagrafe o edilizia privata o urbanistica).

Il recupero di dati di tipo territoriale da utilizzare per la costruzione del gemello digitale avverrà attraverso una campagna di rilevazione sul campo con strumenti avanzati per la mappatura delle infrastrutture a rete.